Comment la GED répond aux nouveaux enjeux des entreprises?

Les entreprises adoptent de nouveaux modes de travail qui oblige une évolution logique des outils à leur disposition. Il est nécessaire de répondre aux nouveaux enjeux dû à la mobilité des entreprises, le nomadisme, le télétravail ou encore l'aspect collaboratif.

Cette mobilité n'est pas une simple mutation, elle fait partie intégrante de la stratégie de beaucoup de dirigeants. Choisir les bons outils est donc important. 

La bonne information, au bon moment

Le premier enjeu d'un logiciel de GED est la dématérialisation des documents et des flux d'échanges. La clé de la réussite pour une entreprise mobile réside dans la centralisation des données et l'accessibilité des documents aux salariés, sans limite géographique. Au sein de la GED, chaque document est stocké au format électronique puis indexé et classé dans le bon dossier. Les échanges de emails sont également conservés dans leur intégralité.

Il est donc possible d'imaginer facilement les avantages d'un tel outil pour un commercial en visite chez son client : accès au dossier informatique instantané depuis la GED ou via une connexion à un portail web. En un seul clic, le commercial peut donc consulter n'importe quels échanges de documents dématérialisés (bon de commande, devis, factures) et avoir accès aux documents clés de son entreprise (catalogue de produits, offres commerciales...), quel que soit le périphérique, sans être encombré par des dossiers papiers. Il a également la certitude de disposer de la bonne version des documents. 

Gain en productivité grâce à la flexibilité et à la réactivité

C'est indéniable, la GED offre de réels gains de productivité. S'affranchir du support papier permet de s'assurer de la circulation rapide de l'information entre les différents collaborateurs de l'entreprise, ou bien avec ses clients et partenaires. Seulement la mobilité des entreprises ne dépend pas uniquement par la dématérialisation de données ou de documents. La GED permet bien plus, elle allège également les processus métier, qui deviennent simplifiés et optimisés.

Globalement, l'automatisation de certaines tâches rébarbatives ou chronophage permet de mobiliser les compétences internes interne d'une entreprise sur des missions ayant davantage de valeur ajoutée. 

Faciliter le travail collaboratif et fluidifier les échanges

Il faut apprendre à être mobile tout en restant proche de son entreprise, ses collègues et ses clients. C'est un enjeu de taille ! Les solutions de GED disposent de nos jours des fonctions collaboratives permettant de travailler efficacement à distance : piloter et suivre l'activité de tous les services de son entreprise depuis un tableau de bord et grâce à des indicateurs personnalisés, devient simple pour un dirigeant en déplacement. La validation ou modification d'un document à distance est quasiment instantané, il est également possible d'affecter et planifier des tâches, échanger et dialoguer avec ses collaborateurs. En conclusion, la GED apporte beaucoup aux entreprises : gains de performance, d'efficacité, de productivité et, donc logiquement, d'économie de temps et d'argent.

Préserver la sécurité et la confidentialité des documents

Avec la mobilité des entreprises, les salariés peuvent consulter, disposer et manipuler des documents hors du cadre de l'entreprise : en rendez-vous client, chez lui, dans les transports en commun, etc. Mais ces documents comportent parfois des informations sensibles ou confidentielles. Sans processus de dématérialisation, les risques de perte ou de fuite d'un document sont plus importants. Les solutions de GED répondent aux besoins des sociétés en matière de sécurité. 

En effet, la centralisation de l'information permet de garder la maitrise des documents clés d'une entreprise et d'avoir un historique de toutes les actions réalisées. De plus, une gestion des droits d'accès permet d'attribuer des rôles à chaque collaborateur utilisant la GED et de décider pour chacun d'entre eux, quels sont les documents accessibles et quelles sont les actions possibles (consultation, modification, validation).

A partir de ce moment-là, les solutions de GED apparaissent clairement comme un outil au service de la mobilité des entreprises, contribuant fortement à leur développement. Elles apportent des réponses concrètes et adaptées pour répondre à des problématiques de dématérialisation de documents et de flux d'échanges, ou encore d'optimisation de processus métiers, de centralisation et de sécurisation des données clés de l'entreprise.