La dématérialisation des bulletins de paie

Depuis le 1^er janvier 2017, l'employeur peut désormais transmettre les bulletins de paie dématérialisés c'est-à-dire sous forme électronique, sans recueillir au préalable l'avis de ses salariés. La remise du bulletin papier pourra toujours se faire à condition que le salarié en informe son employeur.

• Des conditions doivent être réunies avant la remise du bulletin de paie afin de garantir l'intégrité ainsi que la sécurisation des données mais également à garantir la disponibilité par une durée fixée par décret et la confidentialité des données, ainsi que leur accessibilité. Un décret en Conseil d'État pris après avis de la commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) déterminera les modalités de cette accessibilité afin de préserver la confidentialité des données.

• L'employeur n'est plus dans l'obligation de recueillir l'avis du salarié pour procéder à la remise des bulletins de paie dématérialisés, comme l'indiquait la version précédente de cette loi, sauf opposition du salarié qui devra manifester sa volonté de conserver l'envoi de ses bulletins de paie sous format papier.

L'employeur doit informer le salarié, un mois avant la mise en place de la dématérialisation (ou au moment de l'embauche), de son droit d'opposition à l'émission du bulletin de paie sous format électronique. Le droit d'opposition pourra être exercé par le salarié à tout moment, par tout moyen, préalablement ou postérieurement à la première émission d'un bulletin de paie dématérialisé. Lorsque l'opposition est notifiée postérieurement à la première émission, la demande du salarié prend effet dans les trois mois suivant la notification.

L'employeur peut assurer lui-même la conservation des bulletins de paie électronique, ou bien faire appel à un prestataire de GED (Gestion électronique de documents), l'assurant pour son compte, ce qui va permettre aux salariés d'accéder et de récupérer à tout moment l'intégralité de leurs bulletins de paie émis sous forme électronique, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé.

L'employeur doit garantir l'accessibilité au bulletin de paie électronique pendant une durée de cinquante ans, soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge de 75 ans. Par ailleurs, en cas de fermeture du service en raison de la cessation d'activité du prestataire de GED assurant la conservation des bulletins de paie dématérialisés pour le compte de l'employeur, ou de la cessation d'activité de l'employeur lorsque celui-ci assure lui-même cette conservation, les utilisateurs sont informés au moins trois mois avant la date de fermeture du service pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés.

Nous proposons une solution de Gestion électronique de documents (GED) qui prodigue des avantages conséquents en termes de qualité. De plus, elle permet une accessibilité simple et rapide des documents pour tous les collaborateurs autorisés d'où qu'ils soient. La GED est un atout conséquent à la réalisation de ce projet car cela permet de sécuriser et centraliser plus facilement les documents, et ainsi pouvoir s'affranchir autant que possible du traitement de l'information papier.