Dernières nouveautés pour la facture électronique
La facture électronique qui fait partie de la Gestion Electronique de Documents (GED), s'impose de plus en plus dans les entreprises ce qui permet de voir disparaître progressivement le papier, et ce grâce à des lois qui favorisent la transformation digitale.
Les offices publics, sont désormais concernés par l'obligation d'émettre les factures en format électronique depuis le 1er janvier 2017.
Un passage obligatoire dans toutes les entreprises d'ici 2020
Selon la loi pour la croissance, l'activité et l'égalité des chances économiques dites la loi Macron du 6 août 2015, il est prévu depuis le 1er janvier 2017 qu'une facture en format électronique soit envoyée à l'Etat par les grandes entreprises (pour ses partenaires sociaux), et que celui-ci soit dans l'obligation de l'accepter. Elle prévoit également que ce changement se fasse dans les autres entreprises plus progressivement : les ETI pour le 1er janvier 2018 et les PME au 1er janvier 2019, tandis que les entreprises de moins de 10 salariés auront jusqu'au 1er janvier 2020. Ces entreprises vont donc être dans l'obligation d'utiliser des techniques et logiciels capables de dématérialiser ces documents en format PDF avec garantie d'identité et d'intégrité ; envoyée, et reçue par le biais d'une application numérique avec une transmission cryptée et une preuve de réception. Il est également recommandé d'utiliser la signature électronique en complément pour plus de sécurité, et de rapidité.
Comment se préparer à ce changement ?
Les entreprises doivent s'assurer de pouvoir se conformer à leurs nouvelles obligations en s'équipant d'un système EDI, qui est une mise en écriture informatique compressée des données. Une première étape avant de réfléchir plus globalement aux évolutions nécessaires en termes d'organisation et de gestion, car le plus important reste l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité de la facture qui doivent être assurées à compter de son émission et jusqu'à la fin de sa période de conservation.
Quels gains en tirer ?
Cette dématérialisation est sans doute synonyme d'une vrai révolution pour les entreprises mais également pour les administrations, car cela signifie pour tous :
- La réduction des coûts (impression et envoi postal),
- La diminution de l'empreinte carbone,
- La suppression des manipulations de documents « papier »,
- La diminution des temps de traitement,
- La garantie de remise des documents, fluidité des échanges.
La démarche de dématérialisation des factures peut aussi constituer un avantage concurrentiel (clause de dématérialisation de plus en plus présente dans les marchés publics), ainsi qu'un élément de communication à ne pas négliger (exemplarité, image et notoriété).
C'est autant d'avantages disponibles dans les solutions qu'INOVERA propose en termes de Gestion Electronique de Documents (GED), en vous accompagnant dans la transformation numérique de votre structure.
