L'optimisation des flux documentaires - Un Défi de taille

L'Administration Publique, cherchant actuellement à devenir une véritable République Numérique, doit adopter de nouvelles méthodes et nouveaux outils, au plus vite pour être le plus efficace possible.

La République Numérique à travers la dématérialisation a été votée par le gouvernement, ce qui permet aux Grandes entreprises, depuis le 1^er janvier 2017, d'envoyer les factures à destination de l'Etat, obligatoirement par voie électronique au travers du portail de gestion des documents en ligne de l'Etat, Chorus Pro. Plusieurs raisons font que la communication multicanale (E-mail, web, mobile) est devenue incontournable, comme la réduction des coûts, les engagements environnementaux, l'augmentation constante du volume de données et de documents à traiter, etc. D'autant plus que les usages des particuliers se pratiquent aussi en entreprises. Aujourd'hui, les entreprises ont pu s'adapter face à une évolution qui s'accélère : passant de la gestion documentaire de masse à la gestion transactionnelle, c'est la gestion interactive du document qui s'impose.

Mieux gérer, sa chaîne documentaire multicanale, de façon fluide et contrôlée, est devenue primordiale pour les entreprises qui n'imaginent pas les gains de temps, de productivité et d'argent liés à une bonne gestion documentaire.

Les entreprises doivent gérer leurs documents différemment à cause de la législation et des innovations technologiques qui bouleversent les process, mais cela suppose également de repenser la communication et l'organisation interne. Pour cela il faut centraliser les flux documentaires, en réunissant de nombreux services autour de la table : marketing, ressources humaines, communication, juridique..., car les flux documentaires incluent, notamment, les bulletins de paie et les factures clients/fournisseurs. Il est donc primordial de travailler en équipe et de centraliser les documents, produits par des logiciels différents, sans qu'il existe forcément de ponts entre eux. Cette centralisation devient rapidement un challenge humain et technique, à relever aussi bien en interne qu'en externe : en faisant évoluer les fonctionnements ou encore mettre en place des chantiers majeurs pour répondre à ces nouvelles contraintes.

La dématérialisation en est la preuve : lorsque les entreprises ont dû mettre en place un traitement différencié dans le cadre de la facturation électronique, pour leurs factures adressées à l'État et celles adressées aux entreprises classiques. Deux traitements ont donc été nécessaire, pour un même type de document, mais la vraie difficulté pour les entreprises est de conserver la qualité et la sécurité du traitement de ses documents.

Le Output Management, est une solution d'éditique qui permet aux entreprises de traiter les flux documentaires et également à les préparer à la diffusion multicanale, face aux challenges de la centralisation des flux d'une société et de leur dématérialisation. En effet, cet outil permet de s'affranchir des questions de compatibilité-système, en exploitant le document ou la donnée brute en sortie des applications métiers, qu'il s'agisse de logiciels de comptabilité, de facturation ou de logistique par exemple. Il faut savoir qu'en moyenne, 15% du chiffre d'affaires d'une entreprise est utilisé pour régler la production, la gestion et la distribution des documents. Le gain de temps généré par l'automatisation et l'optimisation des coûts fait de l'output management un outil incontournable des nouvelles problématiques de gestion auxquelles les entreprises sont confrontées.

INOVERA a pris conscience du challenge de l'optimisation des flux documentaires, c'est pourquoi nous vous proposons plusieurs solutions de dématérialisation en lien avec cet enjeu, comme la facture électronique, la GED (Gestion Electronique de documents) ou encore la signature électronique.