Internet a bouleversé le monde professionnel obligeant toutes les entreprises à entamer un virage digital plus ou moins important. Depuis quelques années, nous voyons ainsi apparaitre des outils destinés à simplifier certains process métier en automatisant tout ou partie des tâches.

C’est le cas du workflow GED qui facilite le partage et l’archivage de vos documents importants. Toutefois, mettre en place ce type de solution dans votre entreprise nécessite un suivi de projet précis, étape par étape.

En premier lieu, il est important de définir précisément vos besoins et de faire un état des lieux de ce que vous avez aujourd’hui et ce dont vous avez besoin.

Nous vous recommandons, si possible, de nommer une personne référente qui sera en charge du projet et de faire appel à un prestataire externe comme Inovera.

Cette étape préparatoire est indispensable pour être sûr de choisir la bonne solution et mettre en œuvre un processus de gestion documentaire performant.

Vos besoins peuvent concerner aussi bien la gestion de vos factures, des bulletins de paie, des contrats client et/ou de vos documents métiers importants.

Bon à savoir : avec Inovera, vous pouvez opter pour un système de GED spécifique ou englobant plusieurs process métier en un.

Après avoir défini vos besoins, il est nécessaire de rédiger le cahier des charges de votre projet. Ce document important définira précisément votre worfklow GED.

En prenant en compte vos besoins (d’où l’intérêt de ne pas négliger cette première étape), nous établirons un document technique qui servira de guide à la mise en place de votre solution.

Ce cahier des charges technique doit contenir, à minima :

- Un schéma des différentes étapes de stockage et de partage de vos documents

- Les différents process de réception et d’envoi de documents

- Les normes légales pour l’archivage de documents (combien de temps, sécurité des données…)

- D’autres besoins spécifiques liés à votre suivi de flux GED et propres à votre projet

À noter : plus ce cahier des charges sera complet et plus il sera facile et rapide de trouver et implémenter le bon système GED.

Vient le moment de choisir votre logiciel de GED.

Nous vous incitons à tester nos différentes solutions avant de faire votre choix définitif. Vous pouvez, par exemple, tester sur un temps défini et pour un process métier précis.

Ceci étant dit, pour éviter de perdre du temps, nous vous conseillons de lister vos critères les plus importants.

Par exemple :

- Le prix 

- Le type de document pris en charge par le logiciel 

- L’accessibilité 

- Les clauses de réversibilité 

- Le volume de documents pouvant être traités 

- Le volume de stockage 

- La sécurité des données 

- La possibilité de vous faire accompagner par un expert si besoin 

- …

Vous avez trouvé la solution de GED Inovera idéale ? Il ne reste plus qu’à l’implémenter dans votre entreprise en tenant compte de votre organisation ainsi que la confidentialité qui vous incombe.

Notre conseil : prenez le temps de former vos équipes et déployez-la petit à petit. Commencez, par exemple, par un service précis avant un déploiement global.

Inovera forme et accompagne vos collaborateurs afin de leur rendre l’utilisation de la solution choisie simple et intuitive.