Comment simplifier vos processus avec la dématérialisation ?
La dématérialisation des processus ne permet pas seulement de réduire l’utilisation de papier, c’est surtout un moyen de fluidifier l’ensemble de vos workflows.
Depuis la crise de la COVID et l’adoption rapide du télétravail par les salariés, la gestion électronique de documents s’est fortement accélérée dans tous les secteurs d’activité.
Aujourd’hui, la dématérialisation n’est plus une option : elle est devenue une obligation pour les entreprises digitales et les administrations. Découvrez ses avantages et comment la mettre en place avec Inovera.
Les avantages de la dématérialisation
Le principal avantage de la dématérialisation concerne la réduction de l’impact environnemental lié au moindre usage de papier. Au lieu de communiquer par courriers interposés, il devient nettement plus simple et rapide d’échanger des documents par Internet.
Le processus de numérisation implique aussi bien une amélioration de la productivité, grâce à l’envoi instantané d’informations sous différents formats, qu’une véritable réduction des coûts.
L’objectif d’une stratégie de transition numérique vise à optimiser tous les processus internes. Elle se sert ainsi de la puissance des nouvelles technologies pour gagner en efficacité, donc en compétitivité.
Les différentes solutions de dématérialisation
Il existe autant de solutions de dématérialisation que de besoins au sein des entreprises.
Certaines sont déjà bien implantées dans le milieu professionnel (email, portail internet, outils de travail collaboratif, etc.), tandis que d’autres sont en cours d’adoption.
C’est le cas de l’émergence de l’intelligence artificielle qui bouleverse actuellement le monde du travail avec l’automatisation de certains processus métier.
Sans oublier la signature électronique qui est une solution de dématérialisation intéressante aussi bien dans un contexte BtoB que BtoC (signature de contrats en particulier).
Comment choisir la bonne solution de dématérialisation pour votre entreprise ?
Si vous vous intéressez aux solutions de dématérialisation, c’est que vous avez déjà sûrement soulevé certaines problématiques.
C’est un bon début. En effet, la mise en place d’une solution de dématérialisation doit être liée à un véritable besoin métier.
Un exemple : la signature électronique. Si cette technologie peut faire gagner du temps à votre équipe commerciale afin qu’elle se concentre sur la vente et non sur l’administratif, le coût d’installation sera vite rentabilisé.
En réalité, tous les services sont concernés par la dématérialisation de documents :
- Le service marketing et communication peut avoir besoin d’un espace en ligne pour échanger avec l’ensemble des participants de chaque projet ;
- Le service comptabilité doit avoir accès rapidement aux factures et aux documents importants de l’entreprise ;
- Le service logistique peut utiliser la dématérialisation de documents pour fluidifier aussi bien la gestion des stocks que l’envoi et la réception des marchandises ;
- Le service des ressources humaines doit pouvoir envoyer à toutes les équipes leur fiche de paye de façon automatique ;
- …
Ce ne sont que quelques exemples de métiers pouvant profiter de la simplification des processus offerts par la dématérialisation.
Prenez le temps d’évaluer vos besoins et de considérer aussi bien les coûts que les avantages liés à chaque solution.
Les étapes clés pour mettre en place une solution de dématérialisation
Toutes les entreprises sont aujourd'hui concernées par la dématérialisation.
Évidemment, cela ne doit pas se faire de façon brutale au risque que vos équipes s’en détournent et préfèrent continuer comme avant.
Il faut établir une planification stratégique en plusieurs étapes comprenant des phases de test ainsi qu’un plan de formation de vos collaborateurs.
Vous voulez en savoir plus ? Les équipes Inovera sont à votre disposition.
