Le guide de l’archivage de facture électronique

Comme de nombreuses autres entreprises, vous vous intéressez (ou êtes déjà passé) à la dématérialisation de vos factures.

Cela comprend l’envoi des factures par Internet, par email ou via une plateforme entre autres, mais aussi leur stockage.

Vous voulez en savoir plus sur l’archivage électronique de vos factures ? Notre article va vous aider à y voir plus clair.

Pourquoi s’intéresser à un système d’archivage électronique de vos factures ?

Les services comptabilité de chaque entreprise qui ont vécu avant l’ère d’Internet se rappellent les étagères remplies de classeurs débordant de factures et documents importants. Il fallait être extrêmement minutieux pour retrouver facilement une facture, en cas de litige par exemple.

Grâce à un système d’archivage électronique automatisé, vous pouvez dire adieu à ces grands meubles. Tout se passe maintenant en ligne, dans un espace dédié et sécurisé : quelques clics suffisent pour retrouver instantanément la facture recherchée.

Ce qui vous fait gagner énormément de temps au quotidien.

Sans oublier que, puisque vous n’avez plus à acheter de fournitures de bureau spécifiques (classeur, papier, étagère), vous faites de réelles économies.

Comment améliorer la gestion de vos archives électroniques de facture ?

Nous observons aujourd’hui deux types d’entreprises qui utilisent un système d’archivage électronique :

     - Les sociétés qui sont passées au 100 % digital

     - Les structures qui utilisent encore le format papier pour certaines factures.

Dans les deux cas, il est nécessaire de vous assurer que la gestion de vos archives électroniques soit bien sécurisée en limitant les accès aux personnes concernées et en vous protégeant efficacement contre le piratage et le vol de données.

De plus, si vous voulez gagner encore plus de temps, proposez à vos utilisateurs une automatisation totale du processus de génération, de partage et de stockage de vos factures.

À noter : si vous utilisez encore des factures papier, pensez à les numériser pour les intégrer à votre espace digital.

Le point sur la réglementation de l’archivage électronique de facture

Sachez que la loi différencie les factures produites initialement au format papier et digital.

Ainsi, une facture générée à l’origine au format papier doit être conservée pendant au moins 6 ans, contre 5 ans si la facture a été numérisée.

Dans certains cas, la loi impose un délai d’archivage de facture de 10 ans.

Si, en revanche, la facture a d’abord été générée au format digital, le délai minimum d’archivage est de 3 ans. Après ces 3 années d’archivage électronique obligatoire, vous pouvez continuer de la conserver en format digital ou l’imprimer en attendant la fin du délai légal de 6 ans.

À noter : bien que le délai de 6 ans soit souvent évoqué, il est recommandé de stocker vos documents une dizaine d’années. En effet, c’est ce qu’indique l’article L123-22 du Code de commerce en cas de contrôle fiscal ou pour prouver la valeur réelle d’un bien en cas de catastrophe.

Évidemment, l’archivage de factures électroniques concerne aussi bien les factures de vos clients que vos propres factures d’achat de fournitures, services et matériels.