La gestion électronique de documents dans le grand ouest grâce à Inovera
Vous aimeriez harmoniser vos processus d'entreprise mais vous ne savez pas par où commencer ? Vous souhaitez centraliser vos informations en facilitant l'accès à vos collaborateurs mais vous avez peur de tout bousculer ?
Les multitudes de solutions existantes ne vous rendent pas la tâche facile ! C'est pourquoi Inovera vous propose les solutions les plus adaptées aux problématiques propres à votre entreprise.
Nous vous accompagnons dans votre transformation digitale en rentrant au cœur de votre système d'information et d'archivage pour favoriser la collaboration au sein de votre entreprise.
La GED, c'est quoi ?
La gestion électronique de documents (GED) est un procédé informatisé ayant pour objectif d'organiser et gérer des documents électroniques (fichier texte, fichier tableur, image, vidéo, fichier audio, etc.) au sein d'une organisation. Pierre angulaire d'une stratégie de dématérialisation, la GED prend en compte la gestion des documents en termes :
- De création
- D'acquisition
- De classement
- D'archivage et de stockage
- De contrôle
- De diffusion des documents
Elle tient également compte du cycle de vie des documents, de leur création à leur archivage.
La GED prodigue des avantages conséquents en termes de qualité, de productivité et de délais, donnant ainsi l'opportunité à chaque entreprise de mieux gérer l'information.
S'inscrivant dans un processus de travail collaboratif et d'échange d'informations, la GED permet l'accessibilité simple et rapide des documents aux collaborateurs autorisés d'où qu'ils soient.
Les avantages de la GED
- Centraliser l'information dans un référentiel unique
- Sécuriser le patrimoine documentaire dans le respect des normes juridiques
- Contrôler l'accès et la modification des documents en intégrant une gestion des droits d'utilisateur
- Avoir l'assurance de disposer de la dernière version du document (travail collaboratif)
- Diffusion et partage immédiat de l'information quel que soit le lieu de travail
- Recherche simple et rapide par mots clés à l'intérieur même du document
- Accès à l'information dans n'importe quel endroit sur tout type de périphériques
- S'affranchir autant que possible du traitement de l'information papier
Permettez à votre équipe de se concentrer pleinement sur son travail en allégeant la lourdeur administrative et en favorisant la collaboration !
Avec la gestion électronique des documents (GED), vous pourrez réaliser de nombreux gains financiers, de temps ainsi que de productivité.
Nous sommes à votre écoute pour comprendre vos besoins et trouver les meilleures solutions pour y répondre. Ensemble, simplifions la gestion de vos documents au sein de votre entreprise pour fluidifier vos process et ainsi augmenter votre performance.
Le choix du bon logiciel de GED
La GED n’est pas un processus unique. C’est une solution flexible qui est capable de s’adapter aux besoins des entreprises, en améliorant l’existant. En effet, il est possible de s’intéresser à la mise en place d'une GED pour une petite structure (un indépendant ou un travailleur libéral, par exemple) autant que pour une grande multinationale.
L’idée étant de sélectionner la bonne solution logicielle qui prend en compte à la fois vos besoins réels et votre volonté d’optimiser au mieux un ou des workflows métier.
Si, par exemple, vous estimez que vous pouvez et devez améliorer votre process RH dans votre entreprise, vous pouvez avoir recours à différents logiciels de gestion électronique des documents. Cela peut être une plateforme globale qui est capable de gérer au mieux le plan de carrière de chaque collaborateur ou bien un logiciel GED dédié à la gestion des contrats ou des bulletins de paie.
Dans la pratique, nous observons que la numérisation de documents s’adapte aujourd’hui à une grande partie des workflows des entreprises. Du simple partage de documents par email au déploiement d’une plateforme automatisant la création, le partage et le stockage de fichiers : tout est possible avec la bonne technologie.
Le principal est de vous munir de la bonne solution avec toujours une volonté d’optimisation des processus pour de meilleures performances, que ce soit au niveau global de l’entreprise ou d’un département.
Mise en place d’une GED dans votre entreprise
Quel que soit le projet de dématérialisation de documents, vous pouvez faire face à de profondes réticences de vos employés. Il n’est, en effet, pas rare que des cadres dirigeants se retrouvent face à un mur au moment du déploiement de la technologie. Un certain nombre de salariés pouvant, en effet, ne pas apprécier cette nouvelle solution. Et, cela même si les bénéfices sont réels et multiples.
Ainsi, il est très important d’impliquer autant que possible vos collaborateurs dans la mise en œuvre de votre solution. Vous pouvez commencer par une petite équipe puis élargir, au fil du temps, à l’ensemble du personnel de l’entreprise.
À ce titre, toute demande de déploiement de GED passe par un besoin précis qui doit, autant que possible, être souhaité par les équipes sur le terrain. Étant donné que ce seront les principaux utilisateurs au quotidien, il est en effet nécessaire de leur demander leur avis.
Après avoir défini un besoin spécifique, prenez le temps de chercher la solution qui vous correspond. Vous pouvez d’ailleurs en tester plusieurs avant de faire votre choix définitif.
En effet, pourquoi mettre en place une technologie hyper sophistiquée si elle ne correspond pas aux besoins réels de vos équipes ?
Dans tous les cas, il est important de vous intéresser autant à votre budget qu’aux fonctionnalités du logiciel, à son accessibilité et à la possibilité de vous faire accompagner si besoin est.
Surtout en sachant qu’il est primordial pour les entreprises de s’intéresser à la GED pour rester compétitives.
Contactez-nous pour en savoir plus.
