LES ENJEUX DE LA MISE EN PLACE D'UNE GED (GESTION ÉLECTRONIQUE DES DOCUMENTS) POUR UNE ENTREPRISE
La Gestion Électronique des Documents est un enjeu majeur pour les entreprises aujourd'hui. Elle permet la valorisation et le partage des documents et des connaissances en un temps optimisé.
Grâce à l’émergence d’Internet et des logiciels de partage de données en ligne, il est devenu facile pour une entreprise de travailler en mode collaboratif à distance et d’envoyer des documents en un instant. Ce qui, vous le savez, permet de gagner du temps et de diminuer fortement certains coûts logistiques.
Toutefois, la mise en place d’une GED impose un audit de vos besoins précis afin de choisir la bonne solution de digitalisation de vos documents.
Quels sont les avantages de la Gestion Électronique des Documents (GED) ? Et pourquoi mettre en place un logiciel GED dans votre entreprise ?
Réponses dans notre article.
Le partage de l'information avec une GED
Un système de GED permet le partage des documents entre les collaborateurs, tout en gardant un contrôle des accès aux différents dossiers. Le transfert de l'information est donc simplifié puisque tout collaborateur a accès en permanence à l'ensemble des documents dont il a besoin.
Mettre en place une Gestion Électronique des Documents permet donc d'éviter les rétentions de documents par des collaborateurs mal organisés.
Vous l’avez compris : une GED est très efficace pour réduire drastiquement la perte de données. En plus de la possible rétention de documents sur la machine d’un collaborateur avec accessibilité limitée (congé, départ de l’entreprise, maladie, volonté délibérée de conserver certaines informations…), la GED favorise une récupération simple et rapide des informations importantes.
Cela concerne aussi bien les documents effacés par erreur que le suivi des modifications apportées à un fichier. Grâce à un historique permettant de tracer précisément la vie d’un fichier (et de revenir à des versions antérieures si nécessaire) ainsi que des outils de recherche pour retrouver en quelques clics des fichiers perdus, il devient facile de récupérer les bons fichiers au bon moment.
Bon à savoir : cela peut être surtout utile dans certaines situations telles que les litiges, par exemple.
Centralisation et organisation de l'information
Les dossiers étant centralisés, dans un serveur commun, l'information est mieux hiérarchisée. Terminée la fragmentation des données qui rendait complexe l'accès à l'information. Tout est facilement accessible, et en permanence, par les collaborateurs qui en ont besoin. Vous n’êtes donc plus obligé d’imprimer de documents en plusieurs exemplaires pour les fournir aux personnes qui en font la demande. Ce qui réduit certains coûts inhérents à votre activité.
De plus, offrir une accessibilité totale ou partielle à certaines personnes sélectionnées en amont favorise une plus grande sécurité. En effet, seuls les collaborateurs avec les bonnes informations de connexion peuvent accéder aux documents gérés par votre GED. Ce qui offre un meilleur contrôle de vos informations critiques.
Meilleure collaboration
La Gestion Électronique des Documents (GED) est un vrai appui pour le travail en groupe, car elle facilite la communication interne.
- Gain de temps
Les documents étant organisés et centralisés, leur recherche s'effectue beaucoup plus rapidement qu'auparavant. Sans oublier que la mise en place d'une solution de Recherche Automatique des Documents (RAD) permet d'accélérer considérablement la vitesse d'accès à l'information.
- Gain en efficacité
Le temps gagné grâce à la GED dans la recherche de documents peut être mis au service de la productivité. En facilitant le transfert de l'information, c'est l'efficacité de toutes vos équipes qui s'améliore considérablement.
À notre époque à laquelle la possibilité de travailler facilement à distance (par chat, email, visio et plateforme de travail collaboratif) est devenue une norme pour la plupart des travailleurs, il devient important de proposer aux équipes des solutions de partage de documents aussi performantes que simples à utiliser. C’est le rôle de la GED.
Grâce à ce type de solution, un collaborateur peut travailler sur un fichier en totale autonomie en tous lieux et à toute heure.
De quelle manière la GED peut-elle améliorer votre efficacité au quotidien ?
La Gestion Électronique des Documents vous permet de simplifier le partage et l'accès à l'information, et gagner ainsi en productivité. Elle minimise de surcroit l'usage du papier et répond ainsi aux exigences environnementales actuelles.
En ce sens, la GED devient un véritable avantage concurrentiel. Dans un monde où tout évolue rapidement, il est nécessaire pour une entreprise de fournir des solutions de haute technologie à ses équipes afin de rester compétitive et attractive.
En effet, aujourd’hui, les nouveaux salariés recherchent une meilleure autonomie au travail. Et cela passe évidemment par des solutions logicielles de haute qualité.
Bien qu’il soit possible de travailler avec une simple messagerie et un outil de visioconférence, si vous avez besoin d’automatiser le stockage sécurisé de documents tout en n’autorisant que certaines personnes à travailler dessus, il vous faut une gestion électronique de documents appropriée.
Contactez-nous pour en savoir plus sur la transformation digitale de votre structure ainsi que sur les possibilités de dématérialisation de documents qui s’offrent à vous en prenant en compte les spécificités de vos workflows.
